Event Design Sprint
Die Methode, mit der Sie zügig sehr gute Veranstaltungen konzipieren – auch wenn Sie kein Eventprofi sind.
Was bewegt Teilnehmende eigentlich dazu, sich nicht nur die Zeit für eine Konferenz, Strategietagung oder eine Netzwerkveranstaltung zu nehmen, sondern anschließend auch zu sagen: Das war großartig?
Diese Frage stellte sich der Innovationsforscher Professor Lukas Zenk und seine Kollegen und sie fanden in einem dreijährigen Forschungsprojekt an den Universitäten Wien und Krems heraus, wie auch Quereinsteiger*innen zügig tolle Veranstaltungen entwickeln - ohne Eventmanagement gelernt zu haben.
Es wird Ihnen direkt aufgezeigt, welche räumlichen, technischen und sozialen Lösungen die Richtigen für das Ziel Ihrer Veranstaltung sind - sodass Sie sich direkt darauf fokussieren und hunderte andere Kombinationen unbesehen verwerfen können.
Diese Methode sorgt dafür, dass auch unerfahrene Teams in kurzer Zeit ein gemeinsames, belastbares Veranstaltungskonzept entwickeln – ohne Machtkämpfe und endlose Abstimmungen.
Wer organisiert eigentlich Veranstaltungen?
Seien wir mal ehrlich:
Das "Projekt Veranstaltungsorganisation" landet bei vielen Personen wie Ihnen auf dem Schreibtisch obwohl Ihre Kernkompetenzen ganz wo anders liegen, und in Ihrer Stellenbeschreibung das Wort "Event Management" nirgends auftauchte.
Dies führt aufgrund mangelnder Fachexpertise (auch bei Vorgesetzten) nicht selten zu Endlosschleifen, da Sie widerprüchliche Erwartungsformulierungen dominanter oder zögerlicher Entscheidungsträger*innen abwarten, und diese in endlosen Meetings erdulden dürfen, obwohl die Ziele der Veranstaltung nie richtig geklärt wurden - und das Ganze gerne auch noch unter Zeitdruck.
Das führt zu schlaflosen Nächten, viel Stress, verschwendeter Lebenszeit und der ständigen Frage: "Habe ich alles richtig gemacht?
Mit dem Event Design Sprint haben Sie eine strukturierte Schritt-für-Schritt-Methode zur Hand damit Sie großartige Veranstaltungen planen können – auch ohne Eventprofi zu sein.
Warum beschleunigt diese Methode den Planungsprozess?
Das ganze Methodenwissen liegt bereits in den Karten.
Bei wissensvermittelnden Veranstaltungen haben sich 9 Kernaktivitäten herauskristallisiert, die für Teilnehmende von Belang sind, wegen derer sie sich auf eine Veranstaltung begeben.
Sobald wir uns einige werden, welche 3 Kernaktivitäten
aus Teilnehmendensicht für unsere Veranstaltung relevant sind,
haben wir bereits den richtigen Rahmen:
Die passenden sozialen, räumlichen und technischen Lösungen
werden uns direkt auf der Rückseite der Karte angezeigt.
Kernaktivitäten
Alle relevanten Informationen finden sich direkt auf den Karten.
Sowohl in der Print- als auch der digitalen Version haben Sie stets die wichtigsten Informationen zur Hand.
Sie sehen mit einem Blick, welche der
13 Soziale Aktivitäten
13 Räumliche Lösungen
13 Technische Lösungen
zu dieser Kernaktivität passen.
39 Lösungen für Ihre Veranstaltung
13 Soziale Aktivitäten
13 Räumliche Lösungen
13 Technische Lösungen
So viele Kombinationsmöglichkeiten!
Doch welche passen zu meiner Veranstaltung?
Die Rückseite der gelben Karten verrät uns, welche relevant sind,
und welche wir getrost ignorieren können.
Das beschleunigt den Planungsprozess ungemein.
Soziale Dimension
Soziale Formate und Methoden, die Veranstaltern zur Verfügung stehen.
Die Ausgestaltung jeder Lösung hat viele Optionen auf die wir im Training näher eingehen und die auch auf der Karte knapp und im E-Book ausführlicher erläutert werden.
Räumliche Dimension
Diese physischen Rahmenbedingungen stellen die wichtigsten architektonischen Parameter wissensintensiver Veranstaltungen dar.
Sie dienen dazu, den Kernaktivitäten eine physische Gestalt und Form zu geben.
Technische Dimension
Im Zuge der Forschung wurden 13 technologische Lösungen und Funktionen identifiziert, von denen einige sowohl in digitalem als auch analogen Format realisiert werden können und die im E-Book näher beschrieben werden.
Beispielkarten
Soziale Dimension / Räumliche Dimension / Technologische Dimension
Step-by-Step Anleitung
Schritt 1:
Kernaktivitäten wählen
Eine ausführliche Zielklärung ist das A und O jeder Veranstaltung.
Im Training üben wir intensiv, wie Sie im Team - gemeinsam mit Ihren Vorgesetzten - die Ziele der Veranstaltung definieren.
Entsprechend Ihrer individuellen Veranstaltung werden gemeinsam die 3 wichtigsten Aktivitäten identifiziert, die für die Teilnehmenden Ihrer Veranstaltung die Veranstaltung zu einem Erfolg machen werden.
Dieser Schritt ist entscheidend, da dieser das Fundament für alle folgenden Schritte bildet.
Schritt 2:
Gelbe Karten wenden und Lösungen identifizieren
Das ganze Methodenwissen liegt auf der Rückseite der gelben Karten.
Sobald wir uns als Team einig geworden sind, welche 3 Kernaktivitäten aus Teilnehmendensicht für unsere Veranstaltung relevant sind, haben wir das Ergebnis:
Die passenden sozialen, räumlichen und technischen Lösungen werden uns direkt auf der Rückseite der Karte angezeigt.
Es sind jene, die in dieser speziellen Kartenkombination aus 3 gelben Karten mehrfach auftauchen.
Alle anderen Karten können wir ignorieren.
Nun können wir uns darauf fokussieren, wie wir die Lösung auf unserer Veranstaltung ausgestalten wollen.
Hinter jeder Karte verbirgt sich eine Vielzahl an Gestaltungsmöglichkeiten!
WELCHE FORM DER PRÄSENTATION ist die Richtige für Ihre Veranstaltung?
Zu welchem Zeitpunkt passt welche Präsentationsart am besten?
Keynote / Impulsvortrag / TED Talk / Science Slam / Pecha Kucha:
Dies alles sind Möglichkeiten, die sich hinter der Karte PRÄSENTATION verbergen.
Beispiele:
Keynote = stimmt auf Veranstaltung ein, weitet Blick, inspirierend. Keine Rückfragen.
Fachvortrag = etwas länger. Häufig wird vergessen, genug Zeit für Rückfragen einzuplanen.
Impulsvortrag = ca. 20 min, soll zur Diskussion anregen, präsentiert Fakten, Weiterführung in Workshops
Platzierung eines Impulsvortrages:
Am Anfang = Publikum für ein Thema öffnen und begeistern.
Zwischen Themenblöcken = Publikum auf Themenwechsel vorbereiten.
Vor einer Paneldiskussion = Polarisierung - Einstimmung auf Diskussionsrunde.
Am Ende der Veranstaltung = Zusammenfassende Funktion, motivatorischer Charakter, Schlusspunkt setzen, zentrale Botschaft der Veranstaltung
etc. pp.
Schritt 3:
Die Gewichtung
Im Training und der Beratung wird intensiv diskutiert, welche dieser vorausgewählten Lösungen nun welche Gewichtung bei Ihrer konkreten Veranstaltung bekommen soll.
Dies bringt die entscheidenden Hinweise, wie Ihr Veranstaltungsdesign am Ende aussehen wird.
Hierbei können Sie von unserem Expertenwissen profitieren - oder es wie gehabt mit Ihrem eigenen Team allein ausdiskutieren - nun allerdings mit einem viel stärkeren Fokus als vorher - denn Sie diskutieren hier, in diesem Fall, nur noch 4 aus 13 Varianten.
Nachdem Sie dies mit allen drei Farben (Dimensionen) durchgeführt haben, wissen Sie, welche Kombination an Lösungen Ihrer Veranstaltung den richtigen Rahmen geben.
Schritt 4:
Veranstaltung designen
Bei einem guten Veranstaltungsdesign greift alles ineinander.
Die Räumlichkeiten passen zu den eingesetzten Methoden und Präsentationsstilen und die richtige Auswahl der technischen Lösungen sorgt dafür, dass das bestmögliche Ergebnis erreicht wird und die Teilnehmenden stets wohlinformiert sind.
Dieses Design können Sie nun nutzen, um es intern absegnen zu lassen. Sie kommen mit einem durchdachten Ergebnis und nicht mit offenen Fragen! Nach der internen Absegnung des Gesamtdesigns kann es an die konkrete Umsetzung gehen, ohne dass ständig ad hoc Änderungswünsche kommen.
Mehrwert für Ihr Team & Ihre Firma
Durch die vorangegangenen Schritte haben Sie:
- Eindeutige Ziele statt vager Erwartungen
- 3 klar definierte Kernaktivitäten, die als Entscheidungsfilter dienen
- Konkrete Lösungen, die bereits priorisiert und gewichtet sind
- Ein abgestimmtes Gesamtdesign, das intern Rückendeckung hat
Das hat mehrere direkte Vorteile:
- Schnellere Entscheidungen
Sie müssen nicht mehr bei jeder Detailfrage neu diskutieren. Jede Entscheidung lässt sich daran messen, ob sie die Kernaktivitäten optimal unterstützt. - Weniger Abstimmungsschleifen
Da das Konzept bereits intern abgesegnet ist, entfallen endlose Korrekturrunden. Sie arbeiten in der Umsetzung, nicht mehr an Grundsatzdiskussionen - Klarere Briefings für Dienstleister
Ob Eventagentur, Technikpartner oder Location: Sie können präzise sagen, was Sie brauchen – und warum. Das führt zu besseren Angeboten und weniger Missverständnissen. - Höhere Qualität bei gleichzeitig geringerem Aufwand
Weil alles aufeinander abgestimmt ist, greifen Raum, Technik und Inhalte sauber ineinander. Improvisation wird durch gezielte Planung ersetzt. - Kosten- und Zeitsicherheit
Weniger Abstimmungsschleifen, weniger Fehlentscheidungen, weniger kurzfristige Änderungen – das spart Budget und Nerven.
Schritt 5:
Konkrete Ausgestaltung und Umsetzung
Nachdem das Veranstaltungsdesign in Schritt 1–4 klar definiert und intern abgestimmt wurde, geht es in die konkrete Umsetzung.
Das bedeutet: Sie übersetzen das fertige Design in buchbare, planbare und durchführbare Maßnahmen.
Dazu gehören unter anderem:
- Auswahl und Buchung passender Räumlichkeiten
- Beauftragung von Dienstleistern (Technik, Catering, Moderation etc.)
- Suche und Abstimmung mit passenden Vortragenden
- Hotelkontingente und Teilnehmerlogistik organisieren
- Erstellung eines detaillierten Ablaufplans (Run of Show)
- Technische Feinplanung (Setups, Tools, Schnittstellen)
ODER
Sie übergeben es nun an eine Eventagentur die sich um den Rest kümmert.
Denn jetzt können Sie präzise sagen, was Sie brauchen – und warum. Das führt zu besseren Angeboten, weniger Unklarheiten und damit weniger Abstimmungsschleifen.
Begleitung durch erfahrene Trainer & Veranstaltungsentwickler
Moritz Colmant
Moritz ist als Konferenz-Trainer für Akademiker*innen an den größten und wichtigsten Universitäten und Graduiertenakademien im gesamten deutschsprachigen Raum unterwegs - allein in den letzten Jahren führte er mehr als 250 Trainings mit ca. 2800 Akademiker*innen auf deutsch und englisch durch.
Moritz ist Weltreisender und hat mehrere Jahre in Südostasien und Lateinamerika gearbeitet - beruflich ist primär für Online-Trainings zuständig. Mit seiner kleinen Tochter lebt er nahe St. Peter Ording an der Nordseeküste und ist froh vor Jahren den Sprung in die Digitalisierung gewagt zu haben.
Dank innovativer digitaler Trainingsmethoden schafft er es, innerhalb nur einer Woche an der ETH Zürich, der Graduiertenakademie Graz und der RWTH Aachen Trainings zu absolvieren - was allein reisetechnisch kaum möglich wäre - und seine digitalen Trainings-Teilnehmenden dennoch regelmäßig zu begeistern.
Prof. Lukas Zenk
Lukas ist Professor für Innovationsforschung an der Business School an der Universität Krems. Er war der Projektleiter des Forschungsprojekts und Entwickler von Designing.Events.
Er gründete die Innovationsfirma The Lightbox Network. Seit über einem Jahrzehnt designt er innovative Veranstaltungen und gibt Keynote-Präsentationen.
Als systemischer Organisationsberater unterstützt er Führungskräfte und Organisationen um sich radikal zu transformieren. Veranstaltungen sind dazu eine hocheffektive Intervention.
Lukas liebt es zu seinen Trainings- und Beratungskunden zu reisen und daher primär für Präsenztrainings zuständig.
Möchten Sie Ihre nächste Veranstaltung strukturiert entwickeln?
Direkt mit dem Methodenset durchstarten
Sie können direkt loslegen - die Methode ist sehr intuitiv!
Das Kartenset ist auf deutsch & englisch verfügbar - so können Sie auch in internationalen Teams wunderbar gemeinsam durchstarten und sich zügig auf ein gemeinsames Veranstaltungsdesign einigen.
Termine für Einzelpersonen
Meine Trainings finden in Kooperation mit Converia statt - einem der besten Anbieter für Veranstaltungssoftware auf dem Markt.
Inhouse-Trainings
Ich bringe Ihr Team auf Kurs, damit alle am gleichen Strang ziehen, die Rollenverteilung im Team geklärt wird und alle das gleiche Ziel im Blick haben!
Interesse an einem Event-Design Training für Ihre Institution - auf deutsch oder englisch?
Gerne können wir alle offenen Fragen in einem direkten Gespräch klären: